Päivitetty 6.2.2024
Tämä Futunio Oy:n (”Futunio” tai ”me”) rekrytoinnin tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen käsittelyssä noudatettavat käytännöt, sisältäen kuvauksen kerätyistä henkilötiedoista sekä siitä, miten henkilötietoja käsitellään. Tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa, ja ajantasainen versio löytyy aina verkkosivuiltamme.
Futunio Oy
Äyritie 8 E
01510 Vantaa
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa ota yhteyttä sähköpostitse tietosuojavastaava@futunio.fi.
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa ja seuraavilla sääntelyyn pohjautuvilla perusteilla:
Käsittelytarkoitukset, joiden oikeusperusteena on Futunion oikeutettu etu:
Käsittelemme työhakijoiden henkilötietoja työpaikkahakemusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja säilyttämiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös rekrytointiprosessin läpiviemiseksi, kuten hakemuksesi ja soveltuvuutesi arviointiin, yhteydenpitoon, rekrytointipäätöksen tekemiseen ja työsopimuksesta neuvottelemiseen.
Kun haet Futunion työntekijäksi, tulee Futunion käsitellä välttämättömiä henkilötietojasi, jotta Futunio voi ottaa sinut huomioon rekrytointiprosessissa. Työnhakijana voit kohtuudella odottaa, että rekrytoinnin kannalta välttämättömiä henkilötietojasi käsitellään edellä mainittuihin tarkoituksiin. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole sinulle muita vaikutuksia, kuin kunkin rekrytointiprosessin läpivienti.
Käsittelytarkoitukset, joiden oikeusperusteena on suostumus:
Työnhakijana sinun tulee pyytää tarvittavat luvat mahdollisten suosittelijoiden yhteystietojen antamisesta Futunion käyttöön rekrytointiprosessia varten.
Käsittelytarkoitukset, joiden oikeusperusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen:
Henkilötietojasi voidaan säilyttää silloin, kun se on välttämätöntä pakottavan sääntelyn, kuten syrjimättömyyttä koskevien säännösten noudattamiseksi.
Futunio voi käsitellä seuraavia työnhakijoiden henkilötietoja, jotka liittyvät työntekijöiden rekrytointiin ja mahdolliseen työsuhteen alkamiseen.
Futunio rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse ja käsittelyä rajataan Futunion henkilöstön osalta tehtäväperusteisesti.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna erilaisia palveluntuottajia, jotka voivat vaihdella tilannekohtaisesti. Kyseiset palveluntuottajat toimivat Futunion henkilötietojen käsittelijöinä, ja ovat sopimuksin sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja ainoastaan Futunion puolesta ja lukuun ja erikseen sovittujen sopimusperusteisten palveluiden suorittamiseksi. Palveluntarjoajilla ei ole itsenäistä käyttöoikeutta henkilötietoihin. Futunion lukuun henkilötietoja käsitteleviä palvelutuottajat voivat olla muun muassa:
Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille, mikäli se on esimerkiksi soveltuvan lainsäädännön tai täytäntöönpanokelpoisen viranomaispyynnön vuoksi tarpeellista. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja yhtiöille, jotka kuuluvat Futunion kanssa samaan konserniin.
Henkilötietoja kerätään rekrytoinnin yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoittamiltasi suosittelijoilta, rekrytointi- ja suorahakukonsulteilta tai muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä, joihin olet itse saattanut tietosi. Tietoja kerätään muista, kuin julkisesti saatavilla olevista ulkopuolisista lähteistä suostumuksellasi.
Työnhakijan henkilötietoja käsitellään aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tarkoitukseen, johon ne kerättiin, tai lainsäädäntö niiden säilytystä edellyttää, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä.
Rekisteröidyn erillisellä suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.
Rekrytointiprosessin aikana kerätyistä henkilötiedoista tarpeelliset tiedot siirretään henkilöstöhallinnon rekisteriin Futunion ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen, ja tällöin tiedoista tule osa työntekijätietojasi.
Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme henkilötietoja voidaan käsitellä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella esimerkiksi tietotekniikkapalveluiden toimittamisen yhteydessä. Futunio voi siirtää henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli käytössä on joku seuraavista lainmukaisista perusteista:
Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joille sen käyttäminen on heidän työtehtäviensä perusteella tarpeellista. Käyttäjät kirjautuvat henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin joko syöttämällä henkilökohtaisen käyttäjätunnuksensa ja salasanansa tai käyttämällä kertakirjautumistekniikkaa. Järjestelmien käyttäjillä on selkeästi määritellyt roolit, mikä määrittää heidän näkemänsä tiedot sekä sen, mitä toimenpiteitä he voivat suorittaa järjestelmissä. Käyttöoikeudet vaativat erillisen hyväksynnän Futunion liiketoiminta-alueiden nimetyiltä henkilöiltä.
Kaikki tiedot on suojattu säännöllisesti tarkistetuilla ja asianmukaisilla tietoturvatoimenpiteillä, joilla estetään tietoihin pääsy, tietojen muuttaminen, tuhoutuminen tai muu luvaton käsittely. Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa riittävät palomuurijärjestelyt, viestinnän salaaminen soveltuvin osin, turvatut palvelinhuoneet sekä ajantasaiset tietojärjestelmien pääsynhallintakäytänteet. Mahdollisia paperidokumentteja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin vain niitä tarvitsevilla henkilöillä on pääsy.
Sinulla on oikeus:
Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@futunio.fi tai postitse tässä kohdassa mainittuun osoitteeseen. Futunio voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja tarvittaessa toimittamaan lisätietoja henkilöllisyydestäsi ennen pyyntösi käsittelyä.
Voit toimittaa pyynnöt kirjallisesti osoitteeseen:
Futunio Oy
Tietosuoja-asiat
Äyritie 8 E
01510 Vantaa
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, ota ensisijaisesti yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1. mainittuun rekisterinpitäjään.
Jos olet tyytymätön siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka on vastuussa soveltuvan tietosuojalainsäädännön noudattamisen valvonnasta. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja(at)om.fi),
Emme tee automatisoituja rekrytointipäätöksiä.