Suomen Fysioterapeutit perusti yhdessä Suomen Toimintaterapeuttiliiton kanssa Kuntoutusalan Asiantuntijat -ammattiliiton vuoden 2016 alusta. Ammattiliitoksi muuttuminen asetti uusia vaatimuksia jäsenrekisterin ja -laskutuksen toiminnalle. Futunion jäsenhallintajärjestelmän myötä asiakaspalvelu on helpottunut.
Uusi jäsenhallintajärjestelmä parantaa Suomen Fysioterapeuttien jäsenpalveluita
Suomen Fysioterapeutit on perinteikäs fysioterapeuttien ammattijärjestö, joka huolehtii jäsentensä ammatillisesta ja taloudellisesta edunvalvonnasta sekä edistää fysioterapian asemaa Suomessa. Suomen Fysioterapeutit myllersivät organisaatiotaan, kun yhdistys perusti yhdessä Suomen Toimintaterapeuttiliiton kanssa Kuntoutusalan Asiantuntijat -ammattiliiton vuoden 2016 alusta.
Aiemmin Suomen Fysioterapeuttien jäsenrekisteriä ylläpiti ulkoistettu, ulkopuolinen taho, joten kokemusta rekisterin perustamisesta tai sen kanssa työskentelystä ei aiemmasta ollut. Ammattiliitoksi muuttuminen asetti uusia vaatimuksia ja haasteita eritoten jäsenrekisterin ja -laskutuksen toiminnalle ja ylläpidolle, ja näin päädyttiin kokonaan uuden jäsenhallintajärjestelmän hankintaan.
“Halusimme yhteistyökumppaniksi ja palveluntuottajaksi sellaisen tahon, jolla on jo valmiiksi kokemusta järjestelmän rakentamisesta nimenomaan ammattiliitoille. Futuniolla on ammattiliittojen jäsenhallintajärjestelmistä pitkä kokemus ja lisäksi jo olemassa olevia, liittojen tarpeisiin kehitettyjä ratkaisuja. Palveluntarjoaja on osannut myös neuvoa sellaisissa asioissa, joita emme olisi osanneet edes ajatella”, Tiina Mäkinen Suomen Fysioterapeuteista kertoo.
Nopeus ja kokemus tärkeää
Haasteita jäsenhallintajärjestelmälle asetti ammattiliiton tarve toimia niin viranomaisten kuin omienkin erilaisten järjestelmien rajapinnassa. Jäsenrekisterin pystyttämisellä oli myös haastava aikataulu; se oli saatava käyttöön mahdollisimman nopeasti. “Yleensähän tällaiset projektit saattavat kestää jopa vuosia, mutta Futunio pystyi toimimaan myös hyvin nopealla aikataululla, mikä oli yksi kriteeri kumppanin valinnassa”, kertoo Mäkinen.
Suomen Fysioterapeutteihin kuuluu myös yhteisöjäseniä. Uuden järjestelmän myötä uusien palveluiden tarjoaminen jäsenjärjestöille on paljon helpompaa. Erityisen haastavaa on ollut toimia monien erilaisten, yhteisöjäsenien ylläpitämien jäsenrekisterien kanssa. Nyt uuden järjestelmän myötä tiedot saadaan aiempaa kattavammin talteen.
Futunion jäsenhallintajärjestelmän myötä kaikki tiedot tallentuvat samaan rekisteriin ja yhteisöjäsenet pääsevät itse päivittämään tietojaan jäsenrekisteriin. E-lomakkeen käyttöönoton jälkeen myös yksittäiset jäsenet pääsevät nyt näkemään heistä kerättyjä tietoja ja helpommin päivittämään itse tietojaan ja tarkistamaan esimerkiksi jäsenmaksu- ja laskutustietoja.
Järjestelmän avulla kohdennettua viestintää
Futunion selainpohjainen järjestelmä toimii ketterästi ja sitä on helppo käyttää sekä käyttö on vaivatonta kouluttaa myös sidosryhmille. Käytön mutkattomuus onkin Suomen Fysioterapeuteille tärkeää. Käyttöönottovaiheessa järjestelmää on muokattu Suomen Fysioterapeuttien erityistarpeiden mukaan ja kehitys jatkuu edelleen senkin jälkeen, kun järjestelmä on toimitettu, asennettu ja otettu käyttöön.
“Uuden jäsenhallintajärjestelmän avulla pystymme paremmin keräämään myös tietoja jäsenistämme. Tämä tulee tulevaisuudessa näkymään esimerkiksi paremmin kohdennettuna jäsenviestintänä”, Mäkinen kertoo.
Mäkinen kehuu yhteistyön sujuneen koko prosessin ajan hyvässä hengessä: “Luottamus on yksi keskeisimpiä asioita kumppanin valinnassa näin isoissa ratkaisuissa.”
