Päivitetty 6.2.2024
Tämä Futunio Oy:n (”Futunio” tai ”me”) asiakkaiden ja sidosryhmien tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen käsittelyssä noudatettavat käytännöt, sisältäen kuvauksen kerätyistä henkilötiedoista sekä siitä, miten henkilötietoja käsitellään. Tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa, ja ajantasainen versio löytyy aina verkkosivuiltamme.
Futunio Oy
Äyritie 8 E
01510 Vantaa
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa ota yhteyttä sähköpostitse tietosuojavastaava@futunio.fi.
Futunio käyttää asiakkaidensa ja sidosryhmiensä yhteyshenkilöiden henkilötietoja palveluiden toimittamiseen, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hallitsemiseksi sekä tiedottamistarkoituksiin. Käytämme henkilötietoja myös toiminnan tukemiseen, liiketoimintatiedon hallintaan, asiakaskyselyihin, raportointiin, laskuttamiseen, laadunhallintaan, asiakirjojen allekirjoittamisen sekä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen ja markkinointiin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu, joka pohjautuu potentiaaliseen tai olemassa olevaan asiakas- tai sidosryhmäsuhteeseen välillämme. Katsomme, että voit odottaa käsittelyä perustuen työtehtäviisi tai asemaasi edustamassasi organisaatiossa. Ottaen huomioon yllä mainitut käyttötarkoitukset, perustellut odotuksesi, tietojen luonteen, pyrkimyksemme minimoida mahdollisuuksien mukaan tunnistettavan tiedon käsittelyn sekä sen, että voit vastustaa käsittelyä jäljempänä kuvatuin tavoin, katsomme, ettei käsittely ole ristiriidassa perusoikeuksiesi tai -vapauksiesi kanssa.
Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin henkilötietojasi noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä asiakas- tai sidosryhmäsuhteen aikana ja sen päättymisen jälkeenkin. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.
Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
Futunio rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse ja käsittelyä rajataan Futunion henkilöstön osalta tehtäväperusteisesti.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna erilaisia palveluntuottajia, jotka voivat vaihdella tilannekohtaisesti. Kyseiset palveluntuottajat toimivat Futunion henkilötietojen käsittelijöinä, ja ovat sopimuksin sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja ainoastaan Futunion puolesta ja lukuun ja erikseen sovittujen sopimusperusteisten palveluiden suorittamiseksi. Palveluntarjoajilla ei ole itsenäistä käyttöoikeutta henkilötietoihin. Futunion lukuun henkilötietoja käsitteleviä palvelutuottajat voivat olla muun muassa:
Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille, mikäli se on esimerkiksi soveltuvan lainsäädännön tai täytäntöönpanokelpoisen viranomaispyynnön vuoksi tarpeellista. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja yhtiöille, jotka kuuluvat Futunion kanssa samaan konserniin.
Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään yhteistyön alkaessa tai sen aikana. Päivitämme yhteyshenkilöiden muutostietoja organisaatioltasi tai organisaatiotasi edustavilta henkilöiltä saatujen tietojen perusteella sekä tarvittaessa erillisillä organisaatioille tehtävillä tiedusteluilla. Lisäksi Futunio kerää henkilötietoja rekisteröidyn henkilön vieraillessa Futunion verkkosivuilla tai -palveluissa. Tietolähteinä toimivat myös erilaiset tiedontuottajat ja julkisesti saatavilla olevat lähteet.
Säilytämme henkilötietojasi vähintään asiakassuhteen tai sidosryhmäsuhteen keston ajan sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tiedot poistetaan myös, jos ilmoitat meille, ettet halua vastaanottaa yhteydenpitoon liittyvää viestintää tai kutsuja, tai pyydät poistamaan tiedot, ellei meillä ole välttämätöntä syytä säilyttää tietojasi. Noudatamme myös lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.
Voimme olla velvollisia säilyttämään henkilötietojasi soveltuvan lainsäädännön mukaisesti tai silloin, kun henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen vahingonkorvausvaatimusten tai oikeudenkäyntien vuoksi. Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavien kuuden vuoden ajan.
Ylläpidämme ja päivitämme henkilötietoja asiakas- ja sidosryhmäorganisaatiolta saamiemme tietojen mukaisesti.
Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme henkilötietoja voidaan käsitellä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella esimerkiksi tietotekniikkapalveluiden toimittamisen yhteydessä. Futunio voi siirtää henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli käytössä on joku seuraavista lainmukaisista perusteista:
Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joille sen käyttäminen on heidän työtehtäviensä perusteella tarpeellista. Käyttäjät kirjautuvat henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin joko syöttämällä henkilökohtaisen käyttäjätunnuksensa ja salasanansa tai käyttämällä kertakirjautumistekniikkaa. Järjestelmien käyttäjillä on selkeästi määritellyt roolit, mikä määrittää heidän näkemänsä tiedot sekä sen, mitä toimenpiteitä he voivat suorittaa järjestelmissä. Käyttöoikeudet vaativat erillisen hyväksynnän Futunion liiketoiminta-alueiden nimetyiltä henkilöiltä.
Kaikki tiedot on suojattu säännöllisesti tarkistetuilla ja asianmukaisilla tietoturvatoimenpiteillä, joilla estetään tietoihin pääsy, tietojen muuttaminen, tuhoutuminen, tai muu luvaton käsittely. Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa riittävät palomuurijärjestelyt, viestinnän salaaminen soveltuvin osin, turvatut palvelinhuoneet sekä ajantasaiset tietojärjestelmien pääsynhallintakäytänteet. Mahdollisia paperidokumentteja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin vain niitä tarvitsevilla henkilöillä on pääsy.
Sinulla on oikeus:
Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@futunio.fi tai postitse tässä kohdassa mainittuun osoitteeseen. Futunio voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja tarvittaessa toimittamaan lisätietoja henkilöllisyydestäsi ennen pyyntösi käsittelyä.
Voit toimittaa pyynnöt kirjallisesti osoitteeseen:
Futunio Oy
Tietosuoja-asiat
Äyritie 8 E
01510 Vantaa
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, ota ensisijaisesti yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1. mainittuun rekisterinpitäjään.
Jos olet tyytymätön siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka on vastuussa soveltuvan tietosuojalainsäädännön noudattamisen valvonnasta. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja(at)om.fi).
Emme tee automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia henkilötietoihin liittyen.